PMS / Software Hotelero Cloudbeds Productivo

Integración Toteat × Cloudbeds

Manual de configuración y uso de la integración con Cloudbeds, el sistema de gestión hotelera (PMS), en Toteat. Permite cobrar el consumo del restaurante cargándolo a la habitación del huésped: el cajero busca al huésped por nombre o habitación y postea el consumo al folio del huésped en Cloudbeds. Documento de referencia para soporte, implementación y para el cliente que realiza la activación.

Disponible en ✓ Toteat Legacy ✗ Toteat New
Audiencia: Soporte · Implementación · Cliente Tipo: PMS hotelero Mecanismo: Cargo a habitación Última revisión: Julio 2026

Qué es esta integración

Cloudbeds es un sistema de gestión hotelera (PMS — Property Management System): administra reservas, huéspedes, habitaciones y el folio de cada huésped. La integración con Toteat resuelve un caso clásico de hoteles con restaurante: que el huésped pueda consumir en el restaurante y cargar la cuenta a su habitación, en vez de pagar en el momento.

Para el restaurante, Cloudbeds aparece como un medio de pago en la caja de Toteat ("CloudBeds Cargo Hab."). Al usarlo, Toteat busca al huésped en Cloudbeds, el cajero lo selecciona, y el consumo se postea al folio de la habitación. El huésped lo paga al hacer el check-out en el hotel.

Por qué importa al soporte Es una integración hotel ↔ restaurante. Lo que el cliente espera es cerrar una mesa "cargando a la habitación" igual que con cualquier otro medio de pago. Los puntos clave para que funcione: la integración activada y conectada a Cloudbeds (por PropertyId), la forma de pago "CloudBeds Cargo Hab." disponible en caja, y que el huésped exista y esté con estadía activa en Cloudbeds para encontrarlo en el buscador.

Cómo funciona

Flujo de cobro con cargo a habitación: al pagar, el cajero elige "CloudBeds Cargo Hab.", busca al huésped (por nombre o número de habitación), lo selecciona y confirma el cargo. Toteat postea el consumo al folio del huésped en Cloudbeds.


    
Fig. 1 — Cargo a habitación: el cajero busca al huésped en Cloudbeds, lo selecciona y Toteat postea el consumo a su folio.

  







  
Lo que sí / lo que no

  

    
✓

      Cargar el consumo del restaurante a la habitación del huésped
      Forma de pago "CloudBeds Cargo Hab." en caja: se busca al huésped y el consumo se postea a su folio en Cloudbeds.
    

    
✓

      Buscar al huésped por nombre o por número de habitación
      El buscador (Guest Search) devuelve huésped + habitación (ej: "Morticia Addams — DK(1)").
    

    
✓

      Elegir el nivel de detalle del cargo
      Configurable: "Consumo Detallado" (postea el detalle de los ítems) por defecto. ⚠ Confirmar otras opciones
    

    
✓

      Operar varios locales de una cadena contra una misma propiedad
      Varios locales pueden conectarse a Cloudbeds con el mismo PropertyId.
    

    
✕

      Disponible en Toteat New
      Esta integración existe sólo en Toteat Legacy. No está disponible en la versión New.
    

    
✕

      Pago combinado en una misma boleta/factura
      Como toda integración de pago, una forma de pago por pago. Para dividir, usar boletas/facturas separadas. ⚠ Confirmar
    

  







  
Requisitos previos

  
    
    
  • Cuenta Cloudbeds del hotel con su PropertyId, y permiso para conectar Toteat (la conexión se autoriza una vez y queda asociada al PropertyId).
    • 
    
  • Perfil dueño / con permisos para activar la integración en Toteat. ⚠ Confirmar
    • 
    
  • Estar en Toteat Legacy — la integración no existe en New.
    • 
  

  
Configuración del lado de Cloudbeds

  
En el panel de Cloudbeds, en Huéspedes › Campos personalizados, se usan campos personalizados del huésped/reserva que la integración aprovecha:

  

    

      
CampoTipoObligatorioSe usa enAplica a

      
        
Cred Disp (crédito disponible)Campo de informaciónSíReservas directas · Tarjeta de registroReserva

        
VIP GuestCampo de informaciónNoReservas directas · Tarjeta de registroHuésped

      
    

  

  

    ⚠ A confirmar
    El rol exacto de estos campos personalizados (Cred Disp, VIP Guest) en la lógica de la integración — por ejemplo si Cred Disp limita el monto cargable a la habitación — debe validarse con la documentación técnica de Cloudbeds / producto.
  







  
Configuración en Toteat

  
Desde el módulo de la integración: Menú lateral › Integraciones › Cloudbeds › Configuración.

  
1

    Activar la integración
    Poner "Integración Activada" = Sí.
  

  
2

    Definir el detalle por defecto del cargo
    En "Por defecto al cargar a habitación" elegir cómo se postea el consumo. Por defecto: "Consumo Detallado" (envía el detalle de los ítems al folio). ⚠ Confirmar la(s) otra(s) opción(es)
  

  
3

    Grabar
    Guardar con el botón GRABAR.
  

  

    Conexión con Cloudbeds (PropertyId)
    La integración se conecta a una propiedad de Cloudbeds identificada por su PropertyId. La autorización del permiso es a nivel de propiedad: afecta a todos los locales de la cadena conectados con ese mismo PropertyId.
  







  
Gestión de la conexión

  
En la misma pantalla de configuración hay acciones de gestión. Las primeras son seguras; las marcadas "usar con precaución" afectan a otros locales de la cadena que comparten el PropertyId.

  

    

      
AcciónQué hace

      
        
Borrar configuración de integración CloudBeds en este localElimina sólo la configuración de este local. No afecta a otros locales conectados con el mismo PropertyId.

        
Revocar Permisos de integración de Toteat con CloudBeds PrecauciónRevoca el permiso para conectarse a Cloudbeds y afecta a todos los locales con ese mismo PropertyId.

        
Revocar Permisos y Borrar Configuración PrecauciónBorra la configuración de este local y además revoca el permiso, afectando a todos los locales con ese mismo PropertyId.

        
RECONECTAR CloudBeds y Toteat en este RestaurantRe-establece la conexión. Usar sólo si se detecta que el local no se conecta correctamente a Cloudbeds.

      
    

  

  

    Cuidado con revocar permisos
    Si revocas permisos, otros locales de la cadena que usan el mismo PropertyId de Cloudbeds con Toteat también quedarán desconectados, y deberás reactivarlos uno a uno. Para una pausa puntual de este local, mejor deshabilitar temporalmente la integración desde Ajustes Generales — eso sólo afecta a este local.
  







  
Uso en caja

  
1

    Cerrar mesa y elegir el medio de pago
    Al cerrar la cuenta, seleccionar la forma de pago "CloudBeds Cargo Hab.".
  

  
2

    Buscar al huésped (Guest Search)
    Se abre el buscador. Ingresar el Nombre del huésped o el número de Habitación; aparecen las coincidencias (ej: "Morticia Addams — DK(1)").
  

  
3

    Seleccionar huésped y habitación
    Elegir el huésped correcto de la lista. El botón "CloudBeds Cargo Hab." se habilita al tener un huésped seleccionado.
  

  
4

    Confirmar el cargo
    Dar a "CloudBeds Cargo Hab." para postear el consumo al folio de la habitación. La orden queda pagada con cargo a la habitación.
  

  

    Nivel de detalle
    Según la configuración ("Por defecto al cargar a habitación"), el cargo viaja como consumo detallado (ítem por ítem) o resumido. El huésped lo paga al hacer check-out en el hotel.
  







  
Historial

  
El módulo de la integración tiene una pestaña "Historial" (junto a "Configuración") donde se ve el detalle de los cargos realizados a habitaciones, para revisión y conciliación.

  
Menú lateral › Integraciones › Cloudbeds › Historial







  
Guía de conexión — Marketplace de Cloudbeds


  
1 · Proceso de conexión

  
1

    Conectar la app Toteat desde Cloudbeds
    En el PMS, conectar la aplicación Toteat siguiendo el procedimiento estándar de Cloudbeds: How to connect an app to Cloudbeds PMS. Al autorizar, el permiso queda asociado al PropertyId de la propiedad.
  

  
2

    Activar la integración en Toteat
    Menú lateral › Integraciones › Cloudbeds › Configuración: poner "Integración Activada" = Sí, definir "Por defecto al cargar a habitación" (Consumo Detallado) y Grabar. Detalle completo en Configuración en Toteat.
  

  
3

    Validar con una orden de prueba
    Cerrar una mesa con la forma de pago "CloudBeds Cargo Hab.", buscar un huésped con estadía activa y confirmar que el cargo llega a su folio en Cloudbeds.
  


  
2 · Proceso de desconexión

  
1

    Desconectar la app desde Cloudbeds
    Seguir el procedimiento estándar del PMS: How to disconnect an app from Cloudbeds PMS.
  

  
2

    Limpiar del lado de Toteat
    Según el caso: Borrar configuración de este local (no afecta a otros locales) o Revocar permisos (desconecta a todos los locales que comparten el PropertyId — usar con precaución). Detalle y advertencias en Gestión de la conexión.
  

  
3

    Pausa temporal (alternativa a desconectar)
    Para suspender la integración solo en un local sin perder la conexión, deshabilitarla temporalmente desde Ajustes Generales.
  


  
3 · Principales funcionalidades

  

    

      
FuncionalidadDescripción

      
        
Cargo a habitaciónForma de pago "CloudBeds Cargo Hab." en la caja de Toteat: el consumo del restaurante se postea al folio del huésped y lo paga al check-out.

        
Guest SearchBúsqueda del huésped por nombre o número de habitación contra las estadías activas de la propiedad en Cloudbeds.

        
Nivel de detalle configurableEl cargo puede viajar como "Consumo Detallado" (ítem por ítem) al folio, según la configuración del local.

        
Multi-local por PropertyIdVarios locales/restaurantes de una cadena pueden operar contra la misma propiedad de Cloudbeds.

        
Historial de cargosRegistro de todos los cargos a habitación para revisión y conciliación, en Integraciones › Cloudbeds › Historial.

      
    

  


  

    Acción pendiente con Cloudbeds
    Entregar esta guía (o su versión final en el formato que Cloudbeds prefiera) a su equipo de Integraciones para completar la publicación de Toteat en el marketplace. La guía puede enlazar directamente a los artículos de su knowledge base, como se hace arriba.
  







  
Troubleshooting

  

    

      
SíntomaQué revisar

      
        
No aparece "CloudBeds Cargo Hab." como forma de pagoVerificar que la integración esté activada (Integración Activada = Sí) y grabada, y que el local esté conectado a Cloudbeds.

        
El buscador no encuentra al huéspedConfirmar que el huésped tiene estadía activa en Cloudbeds y que el nombre/habitación se ingresó correctamente. El huésped debe existir en la propiedad (PropertyId) conectada.

        
El local no se conecta a CloudbedsUsar "RECONECTAR CloudBeds y Toteat en este Restaurant". Si persiste, revisar el permiso a nivel de PropertyId.

        
Se desconectaron varios locales de la cadenaProbablemente se revocó el permiso del PropertyId compartido. Hay que reactivar cada local uno a uno.

        
Quiero pausar Cloudbeds sólo en un localDeshabilitar temporalmente en Ajustes Generales (no revocar permisos, que afecta a toda la cadena).

        
No aparece la integraciónConfirmar que el cliente está en Toteat Legacy. No está disponible en New.

      
    

  







  
Pendientes & a confirmar

  

    Nota de elaboración
    Esta versión se armó a partir de las capturas de pantalla del flujo (configuración, Guest Search, cargo a habitación, campos personalizados de Cloudbeds). Falta incorporar el detalle escrito del documento original de Notion. Conviene completar/validar los puntos siguientes.
  

  

    

      
#TemaDetalle

      
        
P1Opciones de "cargar a habitación"Además de "Consumo Detallado", ¿qué otra(s) opción(es) ofrece el desplegable (ej: resumido / total)? Cómo afecta lo que ve el hotel en el folio.

        
P2Campos personalizados CloudbedsRol exacto de Cred Disp y VIP Guest en la integración (¿límite de crédito cargable? ¿validación?).

        
P3API / mecanismo técnicoEndpoints o método de conexión (OAuth con Cloudbeds, posteo al folio), idempotencia y manejo de errores.

        
P4Requisitos de perfil y activación inicialQuién autoriza el permiso con Cloudbeds y cómo se obtiene/asocia el PropertyId.

        
P5Reglas de pagoSi admite pago parcial / combinado, y cómo se anula o reversa un cargo ya posteado a la habitación.

        
P6Mercado / disponibilidad comercialConfirmar mercados donde aplica (Cloudbeds es PMS global; el showroom de prueba es CDMX).

        
P7Publicación en el marketplace de CloudbedsCloudbeds solicitó la guía de conexión (conexión, desconexión, funcionalidades) para publicar Toteat en vivo en su marketplace y web. La sección Guía Marketplace cubre el contenido; falta entregarla formalmente a su equipo de Integraciones y confirmar la publicación.

      
    

  







  
Control de cambios

  

    

      
FechaAutorResumen

      
        
Jun 2026León Vial — ToteatIncorporación al portal de integraciones (categoría PMS / Software Hotelero). Manual armado desde las capturas del flujo: configuración, gestión de conexión por PropertyId, Guest Search, cargo a habitación e historial. Disponibilidad: sólo Toteat Legacy. Pendiente completar con el detalle técnico del documento original.

        
Jul 2026León Vial — ToteatSe agrega la sección "Guía de conexión — Marketplace de Cloudbeds" a raíz de la solicitud del equipo de Integraciones de Cloudbeds para publicar Toteat en vivo en su marketplace: proceso de conexión, proceso de desconexión y principales funcionalidades, con enlaces a la knowledge base oficial de Cloudbeds. Nuevo pendiente P7 (entrega formal de la guía).